A. Communication: Their Basic Nature
· Defining communication and describing the process, komunikasi merupakan proses dimana seseorang, kelompok atau organisasi (pengirim) mengirimklan beberapa jenis informasi atau pesan kepada orang lain, kelompok atau organisasi (penerima). Terdapat beberapa proses kerja komunikasi yaitu: (1) Encoding, proses dimana sebuah ide diubah sehingga dapat ditularkan dan diakui oleh penerima (pesan tertulis maupun pesan lisan). (2) Channels of communication, jalur dimana pesan tersebut dikirimkan (saluran telepon, surat dll). (3) Decoding, proses dimana penerima pesan mengubahnya kembali kedalam ide-ide pengirim. (4) Feedback, pengetahuan tentang dampak pesan pada penerima pesan. (5) Noise, factor yang mampu mendistorsi kejelasan pesan pada setiap saat selama proses komunikasi.
· Purposes and levels of organizational communication, komunikasi memiliki delapan fungsi dalam organisasi: (1) mengarahkan tindakan, (2) menghubungkan dan koordinasi, (3) membangun hubungan, (4) menjelaskan kebudayaan organisasi, (5) menghubungkan antar organisasi, (6) mengenalkan image organisasi, (7) menghasilkan ide-ide, (8) mempromosikan cita-cita dan nilai-nilai.
B. Verbal and Nonverbal Communication: Messages With and Without Words
Komunikasi verbal merupakan pengiriman pesan menggunakan kata-kata, baik secara tulis maupun lisan. Sedangkan komunikasi nonverbal merupakan pengiriman pesan tanpa menggunakan kata (missal menggunakan gerak tubuh, penggunaan ruang).
· Verbal media, merupakan bentuk komunikasi yang melibatkan penggunaan kata-kata (pesan telepon, fax, buku, dll). Beberapa media lisan, seperti percakapan tatap muka, dianggap sesuatu yang khusus karena mereka memberikan sejumlah informasi yang besar.
· Forms of written communication, terdapat beberapa bentuk komunikasi tertulis dalam media yaitu: (1) newsletter, secara rutin diterbitkan dokumen internal baik dalam hard copy atau elektronik secara alami menggambarkan informasi yang menarik bagi karyawan tentang berbagai masalah bisnis dan non-bisnis yang mempengaruhi mereka, (2) employee handbook, sebuah dokumen yang menjelaskan kepada karyawan informasi dasar mengenai perusahaan, referensi umum mengenai latar belakang perusahaan, sifat bisnis dan aturan perusahaan, (3) recruitment ads, dokumen tertulis yang disiapkan untuk tujuan berbagi informasi mengenai organisasi untuk tujuan meminta karyawan baru.
· Matching the medium to the message, beberapa komunikasi medium tidak hanya kapan digunakan tetapi bagaimana menggunakannya. Media richness theory merupakan sebuah konseptualisasi yang menentukan bahwa efektivitas media lisan tergantung pada sejauh mana hal tersebut sesuai dengan pandangan ambiguitas dari pesan yang dikirim.
· Nonverbal communication, beberapa contoh bagaimana kita berkomunikasi secara nonverbal dalam organisasi: cara berpakaian, waktu tunggu, posisi duduk dan bahasa tubuh.
C. The Role of Technology: Computer-Mediated Communication
Computer-Mediated Communication merupakan bentuk komunikasi yang dibantu oleh penggunaan teknologi computer (e-mail, pesan instan). Podcast, sebuah pesan yang direkam sebelumnya guna didistribusikan untuk pemutaran pada iPod Aplle MP3 player (siaran iPod). RSS feed, informasi biasanya berita yang dikirimkan pada situs web secara realtime sebagai peristiwa yang sedang terjadi.
· Synchronous communication: Video-mediated communication, merupakan bentuk komunikasi dimana pihak dapat mengirim dan menerima pesan pada saat yang sama. Terdapa alat komunikasi yang popular yaitu video-mediated communication (VMC) merupakan konferensi dimana orang dapat mendengar dan melihat satu sama lain menggunakan computer.
· Asynchronous communication: E-mail and Instant messaging, merupakan bentuk komunikasi dimana pengirim dan penerima pesan harus bergantian mengirim dan menerima pesan. Terdapat dua bentuk popular dalam komunikasi ini yaitu: (1) E-mail, sebuah system dimana orang menggunakan terminal computer pribadi untuk mengirim dan menerima pesan antara satu sama lain menggunakan internet. (2) Instant messaging, praktek berkomunikasi dengan yang lain secara online dengan mengetik pesan ke dalam kotak yang muncuk di layar sesuai kebutuhan.
· Does high-tech communication Dehumanize the workplace, para ahli menjadi prihatin tentang kecenderungan kebutuhan social orang untuk terpenuhi karena mereka memiliki waktu yang lebih sedikit dalam berhubungan dengan orang lain dari waktu yang mereka miliki.
D. Formal Communication in Organizations
Formal communication merupakan berbagi pesan mengenai pekerjaan resmi organisasi. Informal communication yaitu berbagi pesan yang tidak berhubungan dengan kegiatan resmi organisasi.
· Organizational structure influences communication, yaitu pola formal ditentukan dari hubungan timbal balik yang ada antara berbagai unit organisasi. Dalam struktur organisasi dapat digambarkan dengan sebuah diagram yaitu organization chart yang merupakan sebuah diagram yang menunjukkan struktur formal organisasi, yang menunjukkan siapa yang harus berkomunikasi dengan siapa.
· Downward communication: From supervisor to subordinate, yaitu komunikasi dari orang-orang pada tingkat organisasi yang lebih tinggi dengan orang pada tingkat organisasi yang lebih rendah. (1) What do subordinates want to hear, umumnya karyawan merasa puas hanya cukup dengan sifat komunikasi yang mereka terima dari atasan mereka. (2) The MUM effect, keengganan untuk mengirimkan berita buruk, yang ditunjukkan baik dengan tidak mengirimkan pesan atau dengan mendelegasikan tugas kepada orang lain.
· Upward communication: From subordinate to superior, yaitu komunikasi dari orang-orang pada tingkat organisasi yang lebih rendah dengan orang pada tingkat organisasi yang lebih tinggi.
· Lateral communication: Coordinating messages among peers, yaitu komunikasi antara individu pada tingkat organisasi yang sama. Rapat staf merupakan tempat dimana komunikasi lateral sering terjadi dan memberikan kesempatan bagi individu agar dapat merencanakan dan mengkoordinasikan upaya mereka.
· Communicating inside versus outside the organization: Strategic communication, yaitu praktek menyajikan informasi tentang perusahaan secara umum atau luas, khalayak eksternal seperti pers.
E. Informal Communication Networks: Behind the Organization Chart
Informal Communication Networks merupakan hubungan informal antara orang, cara atau jalur dimana mereka berbagi informasi informal.
· Organizations’ hidden pathways, biasanya kita mengirimkan informasi pada orang lain, dengan siapa kita melakukan kontak sehingga memberikan saluran dimana pesan dapat berjalan. (1) The old boys’ network, sebuah jaringan komunikasi informal pemisahan gender yang terdiri dari pria dengan latar belakang yang sama. (2) The snowball effect, kecenderungan seseorang untuk berbagi informasi informal dengan orang lain yaitu dengan siapa mereka dating ke dalam hubungan.
· The nature of Grapevine, merupakan organisasi informal, saluran komunikasi yang didasarkan terutama pada persahatan atau kenalan.
· Rumors and How to Combat them, rumors (isu) merupakan informasi dengan sedikit dasat pada kenyataan yang sering disampaikan melalui saluran informal. Beberapa tipe isu yaitu: (1) Pipe dreams, jenis rumor yang mengekspresikan keinginan seseorang. (2) Bogie rumors, (3) Wedge drivers, (4) Home-stretchers. Mungkin rumor dapat diatasi dengan cara mencatat ketidakmungkinan dan menyajikan informasi yang bertentangan denga rumor, lalu membantah rumor tidak selalu sepenuhnya efektif.
F. Individual Differences in Communication
· Sex differences in communication: Do women and men communicate differently?, sehubungan dengan komunikasi, perbedaan mendasar antara pria dan wanita adalah bahwa pria menegaskan dan memperkuat status mereka ketika mereka berbicara, sedangkan wanita meremehkan status mereka.
· Cross cultural differences in communication, sebagian dari masalah adalah kata yang berbeda memiliki makna yang berbeda bagi orang lain. Faktor lain yang membuat komunikasi lintas budaya menjadi sulit adalah perbedaan budaya kadang membuat kebudayaan norma sangat berbeda dalam penggunaan kata.
G. Improving Your Communication Skills
· Use jargon sparingly
· Be consistent in what you say and do,
· Become an active, attentive listener,
· Gauge the flow of information: Avoiding overload,.
· Give and receive feedback: Opening channels of communication, organisasi memperoleh informasi dari pekerjanya, beberapa pendekatan yang sering digunakan antara lain: (1) 360 degree feedback, proses yang secara sistematis member dan menerima umpan balik antara individu pada tingkat berbagai organisasi. (2) Suggestion systems, melalui mekanisme formal, karyawan dapat mempresentasikan ide untuk perusahaan mereka. (3) Corporate hotlines, saluran telepon yang dikelola oleh personil perusahaan yang siap menjawab pertanyaan karyawan, mendengarkan komentar mereka dan sejenisnya. (4) Informal meetings seperti brown bag meetings yaitu perkumpulan secara informal selama jam makan dimana orang membahas apa yang terjadi dalam perusahaan. (5) Employee suveys, kuesioner yang dirancang untuk menilai bagaimana karyawan menilai organisasi mereka.
· Be a supportive communication: Enhancing relationships,
Sumber : Behavior in Organizations 9th Edition, Pearson
· Defining communication and describing the process, komunikasi merupakan proses dimana seseorang, kelompok atau organisasi (pengirim) mengirimklan beberapa jenis informasi atau pesan kepada orang lain, kelompok atau organisasi (penerima). Terdapat beberapa proses kerja komunikasi yaitu: (1) Encoding, proses dimana sebuah ide diubah sehingga dapat ditularkan dan diakui oleh penerima (pesan tertulis maupun pesan lisan). (2) Channels of communication, jalur dimana pesan tersebut dikirimkan (saluran telepon, surat dll). (3) Decoding, proses dimana penerima pesan mengubahnya kembali kedalam ide-ide pengirim. (4) Feedback, pengetahuan tentang dampak pesan pada penerima pesan. (5) Noise, factor yang mampu mendistorsi kejelasan pesan pada setiap saat selama proses komunikasi.
· Purposes and levels of organizational communication, komunikasi memiliki delapan fungsi dalam organisasi: (1) mengarahkan tindakan, (2) menghubungkan dan koordinasi, (3) membangun hubungan, (4) menjelaskan kebudayaan organisasi, (5) menghubungkan antar organisasi, (6) mengenalkan image organisasi, (7) menghasilkan ide-ide, (8) mempromosikan cita-cita dan nilai-nilai.
B. Verbal and Nonverbal Communication: Messages With and Without Words
Komunikasi verbal merupakan pengiriman pesan menggunakan kata-kata, baik secara tulis maupun lisan. Sedangkan komunikasi nonverbal merupakan pengiriman pesan tanpa menggunakan kata (missal menggunakan gerak tubuh, penggunaan ruang).
· Verbal media, merupakan bentuk komunikasi yang melibatkan penggunaan kata-kata (pesan telepon, fax, buku, dll). Beberapa media lisan, seperti percakapan tatap muka, dianggap sesuatu yang khusus karena mereka memberikan sejumlah informasi yang besar.
· Forms of written communication, terdapat beberapa bentuk komunikasi tertulis dalam media yaitu: (1) newsletter, secara rutin diterbitkan dokumen internal baik dalam hard copy atau elektronik secara alami menggambarkan informasi yang menarik bagi karyawan tentang berbagai masalah bisnis dan non-bisnis yang mempengaruhi mereka, (2) employee handbook, sebuah dokumen yang menjelaskan kepada karyawan informasi dasar mengenai perusahaan, referensi umum mengenai latar belakang perusahaan, sifat bisnis dan aturan perusahaan, (3) recruitment ads, dokumen tertulis yang disiapkan untuk tujuan berbagi informasi mengenai organisasi untuk tujuan meminta karyawan baru.
· Matching the medium to the message, beberapa komunikasi medium tidak hanya kapan digunakan tetapi bagaimana menggunakannya. Media richness theory merupakan sebuah konseptualisasi yang menentukan bahwa efektivitas media lisan tergantung pada sejauh mana hal tersebut sesuai dengan pandangan ambiguitas dari pesan yang dikirim.
· Nonverbal communication, beberapa contoh bagaimana kita berkomunikasi secara nonverbal dalam organisasi: cara berpakaian, waktu tunggu, posisi duduk dan bahasa tubuh.
C. The Role of Technology: Computer-Mediated Communication
Computer-Mediated Communication merupakan bentuk komunikasi yang dibantu oleh penggunaan teknologi computer (e-mail, pesan instan). Podcast, sebuah pesan yang direkam sebelumnya guna didistribusikan untuk pemutaran pada iPod Aplle MP3 player (siaran iPod). RSS feed, informasi biasanya berita yang dikirimkan pada situs web secara realtime sebagai peristiwa yang sedang terjadi.
· Synchronous communication: Video-mediated communication, merupakan bentuk komunikasi dimana pihak dapat mengirim dan menerima pesan pada saat yang sama. Terdapa alat komunikasi yang popular yaitu video-mediated communication (VMC) merupakan konferensi dimana orang dapat mendengar dan melihat satu sama lain menggunakan computer.
· Asynchronous communication: E-mail and Instant messaging, merupakan bentuk komunikasi dimana pengirim dan penerima pesan harus bergantian mengirim dan menerima pesan. Terdapat dua bentuk popular dalam komunikasi ini yaitu: (1) E-mail, sebuah system dimana orang menggunakan terminal computer pribadi untuk mengirim dan menerima pesan antara satu sama lain menggunakan internet. (2) Instant messaging, praktek berkomunikasi dengan yang lain secara online dengan mengetik pesan ke dalam kotak yang muncuk di layar sesuai kebutuhan.
· Does high-tech communication Dehumanize the workplace, para ahli menjadi prihatin tentang kecenderungan kebutuhan social orang untuk terpenuhi karena mereka memiliki waktu yang lebih sedikit dalam berhubungan dengan orang lain dari waktu yang mereka miliki.
D. Formal Communication in Organizations
Formal communication merupakan berbagi pesan mengenai pekerjaan resmi organisasi. Informal communication yaitu berbagi pesan yang tidak berhubungan dengan kegiatan resmi organisasi.
· Organizational structure influences communication, yaitu pola formal ditentukan dari hubungan timbal balik yang ada antara berbagai unit organisasi. Dalam struktur organisasi dapat digambarkan dengan sebuah diagram yaitu organization chart yang merupakan sebuah diagram yang menunjukkan struktur formal organisasi, yang menunjukkan siapa yang harus berkomunikasi dengan siapa.
· Downward communication: From supervisor to subordinate, yaitu komunikasi dari orang-orang pada tingkat organisasi yang lebih tinggi dengan orang pada tingkat organisasi yang lebih rendah. (1) What do subordinates want to hear, umumnya karyawan merasa puas hanya cukup dengan sifat komunikasi yang mereka terima dari atasan mereka. (2) The MUM effect, keengganan untuk mengirimkan berita buruk, yang ditunjukkan baik dengan tidak mengirimkan pesan atau dengan mendelegasikan tugas kepada orang lain.
· Upward communication: From subordinate to superior, yaitu komunikasi dari orang-orang pada tingkat organisasi yang lebih rendah dengan orang pada tingkat organisasi yang lebih tinggi.
· Lateral communication: Coordinating messages among peers, yaitu komunikasi antara individu pada tingkat organisasi yang sama. Rapat staf merupakan tempat dimana komunikasi lateral sering terjadi dan memberikan kesempatan bagi individu agar dapat merencanakan dan mengkoordinasikan upaya mereka.
· Communicating inside versus outside the organization: Strategic communication, yaitu praktek menyajikan informasi tentang perusahaan secara umum atau luas, khalayak eksternal seperti pers.
E. Informal Communication Networks: Behind the Organization Chart
Informal Communication Networks merupakan hubungan informal antara orang, cara atau jalur dimana mereka berbagi informasi informal.
· Organizations’ hidden pathways, biasanya kita mengirimkan informasi pada orang lain, dengan siapa kita melakukan kontak sehingga memberikan saluran dimana pesan dapat berjalan. (1) The old boys’ network, sebuah jaringan komunikasi informal pemisahan gender yang terdiri dari pria dengan latar belakang yang sama. (2) The snowball effect, kecenderungan seseorang untuk berbagi informasi informal dengan orang lain yaitu dengan siapa mereka dating ke dalam hubungan.
· The nature of Grapevine, merupakan organisasi informal, saluran komunikasi yang didasarkan terutama pada persahatan atau kenalan.
· Rumors and How to Combat them, rumors (isu) merupakan informasi dengan sedikit dasat pada kenyataan yang sering disampaikan melalui saluran informal. Beberapa tipe isu yaitu: (1) Pipe dreams, jenis rumor yang mengekspresikan keinginan seseorang. (2) Bogie rumors, (3) Wedge drivers, (4) Home-stretchers. Mungkin rumor dapat diatasi dengan cara mencatat ketidakmungkinan dan menyajikan informasi yang bertentangan denga rumor, lalu membantah rumor tidak selalu sepenuhnya efektif.
F. Individual Differences in Communication
· Sex differences in communication: Do women and men communicate differently?, sehubungan dengan komunikasi, perbedaan mendasar antara pria dan wanita adalah bahwa pria menegaskan dan memperkuat status mereka ketika mereka berbicara, sedangkan wanita meremehkan status mereka.
· Cross cultural differences in communication, sebagian dari masalah adalah kata yang berbeda memiliki makna yang berbeda bagi orang lain. Faktor lain yang membuat komunikasi lintas budaya menjadi sulit adalah perbedaan budaya kadang membuat kebudayaan norma sangat berbeda dalam penggunaan kata.
G. Improving Your Communication Skills
· Use jargon sparingly
· Be consistent in what you say and do,
· Become an active, attentive listener,
· Gauge the flow of information: Avoiding overload,.
· Give and receive feedback: Opening channels of communication, organisasi memperoleh informasi dari pekerjanya, beberapa pendekatan yang sering digunakan antara lain: (1) 360 degree feedback, proses yang secara sistematis member dan menerima umpan balik antara individu pada tingkat berbagai organisasi. (2) Suggestion systems, melalui mekanisme formal, karyawan dapat mempresentasikan ide untuk perusahaan mereka. (3) Corporate hotlines, saluran telepon yang dikelola oleh personil perusahaan yang siap menjawab pertanyaan karyawan, mendengarkan komentar mereka dan sejenisnya. (4) Informal meetings seperti brown bag meetings yaitu perkumpulan secara informal selama jam makan dimana orang membahas apa yang terjadi dalam perusahaan. (5) Employee suveys, kuesioner yang dirancang untuk menilai bagaimana karyawan menilai organisasi mereka.
· Be a supportive communication: Enhancing relationships,
Sumber : Behavior in Organizations 9th Edition, Pearson
Tidak ada komentar:
Posting Komentar